Работа с внештатными сотрудниками - не означает отсутствие контроля!

Внедрение CRM

Создание альтернативного способа сбора отчетов водителей компании ТК "Трасса"

29.10.2024

4 минуты

322

Работа с внештатными сотрудниками - не означает отсутствие контроля!

Узнаем
о проекте
больше

ТК «Трасса» — это транспортная компания, которая уже более 10 лет успешно занимается организацией трансферов из аэропортов Стамбула до гостиниц. Она обслуживает множество клиентов, включая туристов из России и Европы.

Клиентская база компании постоянно растет, и для более эффективного управления ею и взаимодействия с клиентами необходимо было оптимизировать и автоматизировать процессы.

Проблема, с которой обратился клиент

До внедрения Битрикс24 компания использовала Google Таблицы для хранения клиентской базы и учета поездок. Однако этот метод не соответствовал требованиям современного бизнеса по нескольким причинам:

Низкая прозрачность процессов: Google Таблицы не позволяли эффективно отслеживать статус сделок и актуальность данных по клиентам. Информация часто дублировалась, а изменения не всегда были видны коллегам в реальном времени.
Неполная коммуникация: Общение между сотрудниками и с клиентами происходило через несколько мессенджеров (Telegram и WhatsApp). Это создавало трудности в отслеживании истории взаимодействий и передаче данных между отделами.
Отсутствие централизованного календаря: Менеджеры не имели доступа общей информации о расписании поездок, что создавало путаницу при планировании трансферов и отнимало много времени на координацию.

Эти проблемы замедляли развитие компании и снижали эффективность выполнения бизнес-задач.

Цель

Создать централизованную и гибкую CRM-систему для управления клиентами, поездками и внутренними процессами.

Сразу к результатам

Задачи

В ходе проведения анализа было поставлено несколько ключевых задач:

Упрощение управления сделками и коммуникацией с клиентами: Нужно было обеспечить полную прозрачность всех этапов взаимодействия с клиентами, от первого контакта до завершения трансфера и получения оплаты.
Автоматизация отчетов водителей: Требовалось создать механизм для сбора отчетов от водителей, которые не являются штатными сотрудниками, без необходимости использования самого Битрикс24.
Централизация и автоматизация поездок: Важно было обеспечить удобный способ отслеживания всех поездок через систему, чтобы менеджеры могли видеть текущее состояние каждого трансфера.

Аудит и анализ

В рамках проекта мы провели детальный аудит всех бизнес-процессов компании. Для наглядности текущих и будущих взаимодействий внутри организации мы разработали блок-схемы процессов. Кроме того, были описаны все необходимые справочники и их связи, что позволило выстроить четкую структуру данных в системе Битрикс24. В ходе анализа выявилась проблема, связанная с водителями.Поскольку они не являются штатными сотрудниками и не имеют доступа к Битрикс24, нам потребовалось создать альтернативный способ сбора отчетов. Также стало ясно, что отсутствие календаря поездок затрудняет планирование и координацию работы сотрудников. На основании проведенного анализа и согласованных требований было предложено следующее решение:

Решение

Воронка продаж и CRM-система:

Мы настроили воронку продаж в Битрикс24 для отслеживания всех стадий сделок — от первого контакта с клиентом до завершения поездки. Подключение WhatsApp через сервис Wazzup обеспечило централизованную коммуникацию с клиентами, а также позволило автоматизировать рассылки и уведомления о статусе поездки.

Смарт-процессы:

Мы разработали и внедрили инновационные процессы, которые помогаю эффективно управлять поездками, автомобилями и отчетами водителей. CRM-форма для водителей, настроенная в системе, позволяет им отправлять отчеты о поездках, не входя в Битрикс24. Эта форма автоматически формирует отчет в системе, что значительно упрощает работу менеджеров.

Автоматизация

Проект включал в себя значительные элементы автоматизации и кастомизации:

Автоматические шаблоны документов:

Мы настроили шаблоны для всех основных документов, включая договоры, счета и задания водителям, что позволило автоматизировать их создание на каждом этапе сделки.

Интеграция с мессенджерами:

Система была интегрирована с WhatsApp для упрощения коммуникации, а многоуровневая каскадная рассылка позволила учитывать множество факторов — язык клиента, аэропорт прилета и другие параметры.

Управление поездками через смарт-процессы:

Каждый новый трансфер автоматически регистрируется в системе, что позволяет менеджерам отслеживать его статус на каждом этапе — от планирования до завершения.

Автоматизация

Мы внедрили автоматическую генерацию документов, сообщений и задач, в соответствии с бизнес-процессами компании. Ключевым элементом автоматизации стал календарь, в который в режиме реального времени вносятся все поездки. Благодаря этому менеджеры без лишних усилий могут отслеживать текущие и будущие трансферы.

Результат

После внедрения системы "ТК Трасса" достигла значительных результатов:

Повышение эффективности работы менеджеров:
Время на обработку одного клиента сократилось, что дало возможность менеджерам обрабатывать больше заявок и уделять больше времени качественной работе с клиентами.

Улучшение качества взаимодействия с клиентами.
Значительное увеличение уровня удовлетворенности клиентов обусловлено внедрением автоматических рассылок, каскадных уведомлений и улучшенной коммуникации через WhatsApp. Особенно эффективным оказалось создание многоуровневой системы сообщений, которая учитывает индивидуальные предпочтения клиентов (язык, аэропорт прибытия).

Рост конверсии сделок:
Это стало возможным благодаря оптимизации процесса ведения сделок и автоматизации взаимодействия с клиентами. Теперь каждый этап сделки виден в системе, и менеджеры могут своевременно реагировать на запросы.

Оптимизация процесса отчетности водителей:
Автоматизация процесса подготовки отчетов водителей позволила значительно сократить время, необходимое для их подачи. Это, в свою очередь, значительно снизило нагрузку на менеджеров и уменьшило вероятность возникновения ошибок, связанных с человеческим фактором.

на 35%

сократилось время на обработку одного клиента

на 50%

увеличилось колличество положительных отзывов

на 20%

выросла конверсия лидов в успешные сделки

на 40%

сократилось время подачи водителей

Посмотреть сайт