Снизили время на выполнение рутинных задач на 40%

Внедрение комплексного решения на базе Битрикс24 для компании СмартПресс

21.01.2025

6 минут

Снизили время на выполнение рутинных задач на 40%

Узнаем
о проекте
больше

"СмартПресс2.0" — современная типография, предоставляющая широкий спектр услуг, включая печать визиток, баннеров, рекламных буклетов и крупноформатной продукции.

Компания ориентирована на работу с малым и средним бизнесом, а также частными клиентами, которые ценят высокое качество, оперативность и индивидуальный подход.

Слаженная работа команды из 50 сотрудников требует чёткой координации, особенно при высоких объёмах заказов и жёстких дедлайнах.

sp48.ru

Проблема, с которой обратился клиент

До обращения в LeadSpace компания "СмарПресс2.0" столкнулась с рядом системных проблем, которые значительно тормозили её развитие:

Разрозненные инструменты: управление процессами велось через WhatsApp, 1С и Google-таблицы. Например, заявки клиентов фиксировались только на стадии их формирования в 1С, а этапы производства отслеживались вручную в таблицах.
Отсутствие централизованного учёта заявок: входящие запросы клиентов не фиксировались на ранних этапах, что затрудняло анализ и планирование.
Ручной труд: менеджеры тратили до 2 часов ежедневно на перенос данных между таблицами, что увеличивало риск ошибок.
Слабая коммуникация между отделами: отсутствие единой платформы для взаимодействия сотрудников приводило к недоразумениям и задержкам в выполнении задач.
Низкая прозрачность процессов: отсутствие чёткого контроля за статусами задач затрудняло управление сроками и приоритетами.

Эти проблемы не только ограничивали рост компании, но и создавали риски потери клиентов из-за несвоевременного выполнения заказов.

Цель

Разработать и внедрить комплексное решение на базе Битрикс24, так как оно позволяет эффективно автоматизировать процессы, устранить ручной труд и интегрировать разрозненные инструменты в единую систему.

Сразу к результатам

Задачи

Клиент поставил перед нами следующие задачи:

Создать единую систему для централизованного учёта и сегментации входящих запросов.
Автоматизировать управление процессами продаж, дизайна и производства.
Выстроить эффективные внутренние коммуникации между отделами.
Снизить вероятность ошибок при передаче данных.
Обеспечить автоматическое создание лидов из всех каналов коммуникации.
Ускорить выполнение заказов и повысить удовлетворённость клиентов.

Аудит и анализ

Для достижения поставленных целей мы провели всесторонний аудит текущих процессов компании. На этом этапе мы:

Организовали интервью с ключевыми сотрудниками, чтобы выявить основные точки боли.
Изучили существующие методы обработки заявок и их учёта, включая Google-таблицы и 1С.
Построили блок-схемы текущих процессов, что позволило наглядно продемонстрировать их недостатки.
Описали параметры запуска производственных процессов, включая данные, необходимые для каждого этапа.

Результаты аудита показали, что основным препятствием для повышения эффективности был высокий уровень ручного труда и отсутствие интеграции между инструментами.

Решение

Воронка Лидов:

Интеграция с каналами связи (телефон, почта, мессенджеры) для автоматического создания лидов.
Сегментация лидов по источникам и стадиям обработки.
Настройка уведомлений для менеджеров о новых заявках.

Воронка Сделок:

Автоматизация процесса продаж с использованием роботов для контроля стадий.
Автоматическое назначение задач на каждом этапе сделки.
Интеграция с 1С для синхронизации данных о клиентах и заказах.

Смарт-процессы для дизайна и производства:

Автоматическая передача заявок из Сделок в смарт-процессы.
Контроль сроков выполнения задач и уведомления о завершении этапов.
Полная синхронизация данных между сущностями, исключающая ручной ввод.

Дополнительные смарт-процессы:

Заявки в снабжение и Логистика, которые запускаются вручную из карточки Сделки.
Уведомления менеджеров о ходе выполнения задач.

Интеграция с внешними сервисами:

Настроена синхронизация с мессенджерами для оперативного взаимодействия с клиентами.
Автоматическое создание лидов из писем и сообщений

Автоматизация

Проект был реализован с использованием стандартного функционала профессионального тарифа Битрикс24. Такой подход минимизировал затраты клиента и обеспечил гибкость системы.

Мы также организовали обучение сотрудников, чтобы они могли максимально эффективно использовать возможности новой системы.

Результат

На момент завершения внедрения портал находился на тестовом периоде. В ходе тестирования особое внимание уделялось проверке работы автоматических уведомлений, корректности передачи данных между смарт-процессами и интеграции с мессенджерами.

Также оценивалась скорость обработки заявок и удобство интерфейса для сотрудников. Первичные результаты показали снижение времени на выполнение рутинных задач на 40% и повышение точности данных за счёт исключения ручного ввода.

Тем не менее, уже были достигнуты следующие результаты:

Снижение ручной работы: автоматизация процессов сократила время на обработку данных на 40%.
Повышение прозрачности: сотрудники всех отделов получили доступ к актуальной информации о статусе задач.
Улучшение коммуникаций: активно используются групповые чаты, лента новостей и база знаний.
Рост эффективности: менеджеры смогли обрабатывать больше заявок одновременно, что повысило общую производительность компании.