Ваш гид в мире CRM и автоматизации.
Подпишитесь на наш Telegram-канал.
Делимся секретами, которые превращают
сложное внедрение в понятный результат.
25.03.2026 
6 минут 
67 
Профессиональный клининговый сервис, предоставляющая услуги уборки жилых и коммерческих помещений на территории Москвы. Компания специализируется на поддерживающей, генеральной и послестроительной уборке квартир, домов и офисов.
Основной акцент в работе делается на прозрачных условиях сотрудничества, фиксированных ценах и высоком качестве выполнения услуг. Команда специалистов выезжает на объекты по всей Москве, используя профессиональное оборудование и современные средства уборки.
С ростом количества заказов компания столкнулась с необходимостью систематизации процессов, защиты клиентской базы и автоматизации расчетов.
Отсутствие защиты клиентской базы
Номера телефонов заказчиков хранились в открытом доступе и были видны всем сотрудникам. Это создавало высокие риски: при увольнении клинера или менеджера компания теряла контроль над клиентской базой, так как бывшие сотрудники могли уводить заказы с собой.
Ручное создание документов
Договоры, акты и счета менеджеры формировали вручную. При этом корректно выполнять все расчеты и подготовку документов умели не все сотрудники. Когда специалисты, обладающие необходимыми навыками, уходили в отпуск, на больничный или покидали компанию, процессы оформления заказов значительно замедлялись. Это приводило к задержкам в обработке заявок, иногда — к их потере. Кроме того, ручная подготовка документов занимала много времени и увеличивала вероятность ошибок.
Сложный расчет стоимости услуг
Сложный и непрозрачный расчет стоимости. Калькуляция услуг (особенно послеремонтной или генеральной уборки) производилась «на глаз» или требовала долгих подсчетов в Excel. Клиенты не понимали, из чего складывается итоговая цена, что снижало доверие и увеличивало количество отказов.
Ручной расчет зарплаты сотрудников
Выплаты, бонусы и KPI сотрудников рассчитывались вручную. Это занимало значительное время руководителя и вызывало вопросы у сотрудников относительно прозрачности мотивации.
Внедрить современную систему автоматизации, которая позволит компании выстроить прозрачные и защищенные бизнес-процессы, исключить риски потери или кражи клиентской базы, а также минимизировать ручной труд при расчетах и документообороте.
Новое решение должно обеспечить автоматическое формирование договоров, понятный клиентам расчет стоимости и справедливую, автоматически рассчитываемую систему мотивации для сотрудников, чтобы компания могла масштабироваться без потери качества и управляемости.
Сразу к результатам
1. Внедрить CRM с защитой клиентской базы
Ограничить доступ к номерам клиентов для линейного персонала, при этом сохранив возможность коммуникации с заказчиками.
2. Автоматизировать документооборот
Настроить автоматическое формирование договоров, актов выполненных работ и счетов на основе данных сделки.
3. Разработать и внедрить конструктор расчета стоимости услуг по клинингу
Создать инструмент, который автоматически рассчитывает стоимость уборки в зависимости от параметров заказа.
4. Автоматизировать расчет зарплаты и KPI сотрудников
Настроить систему мотивации, в которой выплаты рассчитываются автоматически на основе выполненных заказов и дополнительных показателей.
Перед внедрением специалисты провели анализ текущих бизнес-процессов компании.
В ходе аудита были выявлены ключевые проблемы:
Отсутствие защиты клиентской базы
Контакты клиентов были доступны всем сотрудникам без ограничений.
Разрозненные рабочие инструменты
Менеджеры работали с ПК, а исполнители на объектах пользовались мессенджерами и таблицами. Единой системы взаимодействия между офисом и выездной командой не существовало.
Отсутствие мобильного решения
Сотрудники не могли полноценно работать со смартфона, что усложняло работу выездных специалистов.
Ручной расчет стоимости услуг
Менеджеры тратили до 20-30 минут на расчет стоимости одной уборки, подбирая цены за метраж, количество комнат и дополнительные опции. Это замедляло обработку заявок и приводило к ошибкам в подсчетах.
Были реализованы две отдельные воронки:
Воронка продаж — для менеджеров, которые обрабатывают заявки и взаимодействуют с клиентами.
Воронка исполнителей — для клинеров, которые выполняют заказы на объектах.
Обе воронки связаны между собой и синхронизируются на этапах взаимодействия с клиентом.
Был создан специализированный калькулятор расчета стоимости уборки, который автоматически рассчитывает цену услуги на основе:
После заполнения параметров система автоматически формирует товар в сделке и рассчитывает итоговую стоимость заказа.
В системе настроено скрытие номеров телефонов клиентов для линейного персонала.
При этом сотрудники по-прежнему могут связываться с клиентами через систему CRM, но не имеют доступа к самим контактным данным.
Это полностью исключает риск увода клиентской базы.
Автоматические уведомления для клиентов Система отправляет сообщения на каждом этапе работы: подтверждение заказа, напоминание о визите и запрос отзыва после выполнения уборки.
Автоматическая отправка счетов и чеков Счет формируется автоматически из сделки и отправляется клиенту в один клик. После оплаты клиент получает чек.
Быстрое построение маршрута для исполнителей Адрес объекта автоматически подставляется в навигатор прямо из карточки сделки.
Автоматический расчет заработной платы Система автоматически рассчитывает зарплату сотрудников на основе выполненных заказов, отзывов клиентов и KPI.
Уведомления для менеджеров и исполнителей Система информирует сотрудников о новых задачах, статусах выполнения заказа и возможных задержках.
