Внедрение автоматизированного расчета стоимости и сроков выполнения заявок

Внедрение CRM

2024

Настройка Битрикс24 для ООО «ИПТС-Транспроект»

17.12.2024

3 минуты

107

Внедрение автоматизированного расчета стоимости и сроков выполнения заявок

Узнаем
о проекте
больше

ООО «ИПТС-Транспроект» — ведущая компания в области инженерно-технического проектирования, управления строительными проектами и авторского надзора. Ее клиенты — это крупные строительные компании и организации, работающие с комплексными инженерными системами.

Каждый проект «ИПТС-Транспроект» требует высочайшего уровня точности, строгого соблюдения сроков и постоянной координации между командами. Эти требования диктуют необходимость надежной системы управления бизнес-процессами и обработки данных.

Проблема, с которой обратился клиент

На момент обращения в LeadSpace компания столкнулась с рядом серьезных проблем, которые снижали общую эффективность работы. В первую очередь, это отсутствие централизованного учета клиентских обращений. Заявки поступали в почту администратора, что приводило к потерям данных и путанице. Информация о клиентах не фиксировалась в единой базе, а это делало невозможным контроль за обращениями и затрудняло построение аналитики.

Еще одной значительной трудностью было отсутствие четкого механизма управления задачами. Исполнители получали задания через электронную почту или устно, без указания конкретных сроков и ответственных лиц. Это приводило к задержкам, недоразумениям и низкой производительности. Руководство компании не имело инструментов для мониторинга выполнения задач, что сказывалось на управляемости процессов.

Кроме того, конфиденциальность данных вызывала особые опасения. Исполнители имели доступ к полной информации о клиентах, включая данные о местах взятия проб материалов. Это создавало риск утечек информации и подрывало доверие клиентов.

Такая неструктурированность процессов не только замедляла выполнение задач, но и снижала качество услуг, что особенно важно в условиях высокой конкуренции.

Цель

Главной задачей внедрения CRM-системы стало устранение перечисленных проблем и создание платформы, которая будет соответствовать высоким требованиям компании.

Сразу к результатам

Задачи

Совместно с клиентом мы определили ключевые задачи:

Создать единую централизованную базу данных, где вся информация о клиентах, обращениях и задачах будет доступна в любое время.
Автоматизировать постановку задач, управление сроками выполнения и распределение ресурсов, чтобы исключить ошибки и задержки.
Обеспечить конфиденциальность данных, внедрив ролевую модель доступа, ограничивающую доступ сотрудников к избыточной информации.
Реализовать прозрачную систему аналитики, которая позволит руководству отслеживать показатели эффективности и улучшать бизнес-процессы.
Сократить время на обработку заявок и повысить общее качество взаимодействия с клиентами.

Аудит и анализ

На этапе подготовки проекта был проведен глубокий анализ текущих бизнес-процессов компании. Первым шагом стало интервьюирование сотрудников, ответственных за работу с клиентами и исполнение задач. Это позволило выявить основные точки роста и ожидания от новой системы.

Затем была проведена классификация данных. Мы изучили типы обращений, их сложность и приоритетность. Этот шаг стал основой для разработки структурированных процессов и автоматизации расчетов.

На основе собранной информации были созданы блок-схемы, визуализирующие текущие и предложенные процессы. Эти схемы помогли найти неэффективные звенья и определить, где именно необходимо внедрить автоматизацию.

Параллельно с этим разработали прототипы карточек сделок, заявок и задач. Они включали все необходимые поля и параметры, чтобы сотрудники могли легко использовать систему без необходимости сложного обучения.

Результаты анализа показали, что внедрение CRM-системы с высокой степенью автоматизации и интеграции процессов позволит компании устранить все ключевые проблемы.

Решение

Создание централизованной базы:

Основой новой системы стала интеграция модулей «Контакты» и «Компании», которые объединили в себе все данные о клиентах. Это позволило создать централизованную базу, где хранятся контактные данные, история взаимодействий, информация о договорах и текущих сделках. Такой подход значительно упростил поиск и управление данными, исключив их потерю или дублирование.

CRM-система и воронка продаж "Заявки на исследование":

Каждое клиентское обращение было организовано через модуль «Сделки». Сделки стали ключевым элементом управления заявками, предоставляя структуру, где фиксируются этапы выполнения, стоимость услуг, крайние сроки и ответственные сотрудники. Эта структура обеспечила четкое понимание статуса каждого обращения и позволила клиенту видеть полный цикл работы с заявкой — от первого контакта до завершения.

Смарт-процессы:

Особое внимание уделено обработке заявок на исследования материалов. Для этой задачи настроены смарт-процессы, которые автоматизировали учет параметров материалов. Например, для каждого типа материала задается уникальный набор показателей (ГОСТы, стоимость, сроки). Система автоматически рассчитывает стоимость заявки и определяет крайний срок выполнения, основываясь на входных данных. Это не только исключило человеческие ошибки, но и ускорило процесс обработки запросов, сделав его прозрачным и управляемым.

Роботы:

Для автоматизации рутинных задач в системе были настроены роботы. Они обеспечивают автоматическую постановку задач на исполнителей при поступлении новых обращений, отправку уведомлений о приближении сроков выполнения, а также формирование отчетов для руководства. Роботы также контролируют своевременность выполнения задач, отправляя напоминания сотрудникам и руководителям о важных этапах.

Бизнес-процессы:

Бизнес-процессы стали важным инструментом для согласования задач на всех уровнях. Например, заявки проходят автоматическое утверждение руководителями отделений и исполнителями. Это минимизировало количество ручных операций и ускорило выполнение задач. Автоматическое завершение сделок после выполнения всех этапов позволило систематизировать учет выполненных работ и сократить время на их администрирование.

Аналитика

Аналитика стала важной частью новой системы. Руководство ООО «ИПТС-Транспроект» получило доступ к инструментам отчетности, которые позволяют отслеживать производительность сотрудников, количество обработанных заявок, скорость выполнения задач и другие ключевые показатели эффективности (KPI). Это дало возможность принимать обоснованные управленческие решения на основе реальных данных. Благодаря интеграции всех модулей и процессов система стала цельной и прозрачной. Это не только упростило управление, но и позволило сотрудникам сосредоточиться на выполнении своих непосредственных обязанностей, исключив рутинные и дублирующие задачи.

Уникальность

Проект для ООО «ИПТС-Транспроект» выделяется своей сложностью и вниманием к деталям. Одной из уникальных особенностей стало внедрение автоматизированного расчета стоимости и сроков выполнения заявок. Для каждого типа материала задается индивидуальный набор параметров, что позволяет учитывать все нюансы работы.

Кроме того, были настроены гибкие смарт-процессы, которые адаптированы под внутренние регламенты компании. Это обеспечило их полное соответствие бизнес-процессам клиента, исключив необходимость в дополнительных разработках.

Ролевая модель доступа стала еще одной ключевой особенностью проекта. Она не только повысила уровень безопасности, но и сделала систему интуитивно понятной для сотрудников.

Результат

Проект продемонстрировал впечатляющие результаты:

1. Учет всех обращений: