Снизили расходы с помощью системы контроля пробега транспорта

Внедрение CRM

2024

Для транспортной компании «Арко Турс»

26.11.2024

3 минуты

Снизили расходы с помощью системы контроля пробега транспорта

Узнаем
о проекте
больше

Компания «Арко Турс» — один из лидеров рынка грузоперевозок с более чем десятилетней историей. Она обладает автопарком из более 100 транспортных средств, включая тягачи и полуприцепы. Клиент обслуживает юридические лица, предоставляя услуги перевозки грузов как по России, так и за рубеж.

Основное внимание уделяется своевременности и надежности доставки, что критично для клиентов из различных отраслей: торговли, производства, логистики.

Несмотря на высокий уровень обслуживания, растущие объемы заказов привели к необходимости оптимизации и автоматизации внутренних процессов компании. До внедрения CRM компания испытывала серьезные трудности с управлением заявками, документооборотом и контролем транспорта.

https://www.arkotours.ru/

Проблема, с которой обратился клиент

Основные трудности компании касались следующих аспектов:

Разрозненные процессы. У компании отсутствовала единая платформа для управления заявками. Это приводило к задержкам в обработке заявок и потере части данных.
Недостаток прозрачности. Руководители не могли оперативно отслеживать статус заявок и текущую загрузку автопарка. В результате решения принимались на основе устаревшей или неполной информации.
Сложности с документооборотом. Обработка договоров, актов и других документов занимала много времени из-за ручного ввода данных. Это создавало дополнительные риски ошибок.
Отсутствие системы управления автопарком. Не было инструмента для учета водителей, транспортных средств и их состояния.
Долгое введение новых сотрудников в работу. Разрозненные процессы усложняли обучение и адаптацию новых специалистов.

Эти проблемы значительно снижали операционную эффективность и увеличивали издержки.

Цель

Сразу к результатам

Задачи

После детального обсуждения с клиентом для достижения цели были определены ключевые задачи:

Создание единой CRM-системы для управления заявками, включающей как собственный, так и наемный транспорт.
Автоматизация документооборота для снижения временных и трудозатрат на обработку документов.
Организация учета транспортных средств и водителей.
Повышение прозрачности работы всех подразделений.
Ускорение адаптации новых сотрудников за счет четкой структуры системы.

Аудит и анализ

На первом этапе взаимодействия с клиентом был проведен подробный аудит бизнес-процессов компании. Команда проекта выявила основные узкие места и составила блок-схемы текущих процессов, которые помогли визуализировать проблемы и выстроить план оптимизации. Были обнаружены дополнительные трудности: отсутствие базы данных водителей, тягачей и полуприцепов, что затрудняло учет автопарка и усложняло планирование маршрутов, а также низкая согласованность работы разных подразделений из-за отсутствия единой информационной системы.

Решение

Настройка CRM:

Созданы две воронки: «Продажи» для собственных перевозок и «Экспедирование» для работы с наемным транспортом.
Карточки заявок адаптированы под специфику бизнеса, включают поля с маршрутом, типом груза, массой, объемом и особыми условиями.
Добавлена возможность автоматического назначения ответственных сотрудников по регионам.

Смарт-процесс «Документооборот»:

Автоматизирована работа с договорами, счетами, маршрутными листами.
Введена возможность автоматической генерации документов, что минимизировало ручной труд.

Интеграции:

CRM интегрирована с почтой и телефонией. Это позволило сотрудникам вести всю коммуникацию в одном окне.

Автоматизация

Встроены уведомления для сотрудников о следующих шагах по заявке.

Настроены автоматические задачи для водителей, логистов и руководителей.

Добавлен контроль пробега транспорта: система автоматически уведомляет о расхождениях между расчетным и фактическим пробегом.

Уникальность

Одной из уникальных особенностей стало внедрение системы контроля пробега транспорта, которая уведомляет руководителей о расхождениях между расчетным и фактическим пробегом более 5%. Это позволило не только снизить расходы, но и повысить дисциплину среди водителей.

Результат

После внедрения Битрикс24 компания достигла впечатляющих результатов.

Сокращение времени обработки заявок на 35%. Это позволило менеджерам сосредоточиться на качественном обслуживании клиентов.
Снижение издержек на 10%. Внедрение системы контроля пробега и прозрачность процессов позволили уменьшить операционные расходы.
Ускорение адаптации новых сотрудников на 40%. Благодаря автоматизированным процессам новички быстрее вникают в работу.
Повышение удовлетворенности клиентов. Упрощение взаимодействия через CRM привело к росту положительных отзывов на 25%.

на 35%

Сокращение времени обработки заявок

на 10%

Снижение издержек

на 40%

Ускорение адаптации новых сотрудников

на 25%

Рост положительных отзывов

Посмотреть сайт