Автоматический расчет и формирование коммерческого предложения

Для национального центра промышленного дизайна и инноваций 2025Лаб

06.03.2025

5 минут

Автоматический расчет и формирование коммерческого предложения

Узнаем
о проекте
больше

2050Лаб — национальный центр промышленного дизайна и инноваций, специализирующийся на разработке брендинга, инжиниринга, промышленного дизайна и PR-стратегий. Компания работает более 5 лет, её команда включает 50 профессионалов. Клиенты — как физические, так и юридические лица.

2050Лаб разрабатывает инновационные решения для различных отраслей, включая машиностроение, архитектуру и медиа. Компания стремится не только к эстетическому совершенству продуктов, но и к их технологической эффективности.

2050lab.ru

Проблема, с которой обратился клиент

До запуска CRM 2050Лаб столкнулась с рядом сложностей, замедлявших работу команды и негативно влияющих на клиентский сервис:

Разрознённость клиентских данных. Контакты и заявки хранились частично в 1С, частично в Excel и переписках по электронной почте. Это усложняло поиск информации и приводило к потере важных данных.
Долгий процесс расчёта коммерческих предложений. На подготовку одного КП уходило до 2 рабочих дней. Менеджеры вручную собирали данные в Excel, пересчитывали стоимость, что часто приводило к ошибкам и задержкам.
Отсутствие чёткого регламента согласования КП. Каждый менеджер утверждал КП по-разному – через почту, чаты, звонки. В результате процесс согласования затягивался до 3 дней, что мешало оперативному взаимодействию с клиентами.
Несистемные внутренние коммуникации. Сотрудники тратили до 20% рабочего времени на поиск данных и уточнение статусов задач. Внутренние обсуждения велись в разных мессенджерах и не фиксировались в едином пространстве.

Эти проблемы снижали эффективность работы компании и усложняли масштабирование бизнеса. Чтобы устранить их, потребовалась комплексная автоматизация.

Цель

Целью проекта было создание единой CRM-системы для управления сделками и автоматизации взаимодействия с клиентами на всех этапах продаж.

Сразу к результатам

Задачи

Чтобы решить накопившиеся проблемы, команда 2050Лаб поставила перед собой несколько ключевых задач:

Объединить все клиентские данные в единую CRM, исключив дублирование информации.
Автоматизировать расчёт коммерческих предложений, чтобы сократить время подготовки с нескольких дней до нескольких часов.
Внедрить регламентированный процесс согласования КП с автоматическими уведомлениями.
Создать структурированную систему внутренних коммуникаций, где информация по клиентам, задачам и проектам будет доступна в одном месте.

Для достижения этих целей была разработана стратегия внедрения Битрикс24, учитывающая специфику компании.

Аудит и анализ

Специалисты LeadSpace провели детальный аудит, выявив слабые места:

Отсутствие единого алгоритма работы с клиентами.
Несогласованность этапов продаж.
Дублирование данных и неструктурированность КП.
Отсутствие автоматического контроля выполнения задач.

Решение

Централизованная CRM и работа с клиентами

Вся информация о клиентах, заявках и сделках перенесена в CRM Битрикс24. Теперь данные о клиентах доступны в одной системе, что исключило потери информации.
Разработана воронка продаж с этапами: «Лид», «Не дозвонились/Просили перезвонить», «В работе».
Настроена автоматическая передача лидов с сайта в CRM. Теперь все заявки с веб-форм поступают напрямую в Битрикс24, где менеджер получает уведомление о новом лиде.
Внедрены смарт-процессы "Предложения" и "Сделки".
Настроены роли и права доступа в CRM.

Автоматизация расчёта коммерческих предложений

В CRM создан смарт-список КП, где менеджер выбирает услуги, а система автоматически рассчитывает итоговую стоимость и сроки по заданным параметрам, на основе загруженности сотрудников и их почасовых ставок, а также стоимости каждого этапа работы.
Внедрена автоматическая генерация КП в PDF с логотипом и реквизитами компании – документ можно сразу отправить клиенту.

Регламентированный процесс согласования КП

• Настроен бизнес-процесс согласования КП. Теперь после расчёта предложения система автоматически отправляет его на утверждение руководителю.

• Согласующий получает уведомление в Битрикс24 и может утвердить или отправить на доработку в один клик.

Интеграция с сайтом и обработка заявок

Автоматическая передача заявок с веб-формы в CRM через веб-хук.
Исключение дублирования контактов по email и телефону.
Лиды автоматически назначаются ответственным сотрудникам.

Внедрение корпоративного портала и интеграция с мессенджерами

Подключение Wazzup для общения с клиентами через WhatsApp и Telegram.
Внутри CRM создана корпоративная социальная сеть (живая лента, групповые чаты, обсуждения). Теперь сотрудники могут быстро обмениваться информацией и фиксировать обсуждения внутри системы.
Созданы рабочие группы для проектов – в них специалисты разных отделов ведут обсуждения, прикрепляют файлы и ставят задачи. Добавлены уведомления о новостях, изменениях в графике и задачах.

Уникальность

Автоматический рассчет стоимости КП на основе загруженности сотрудников и их почасовых ставок.
Гибкая настройка ролей и прав доступа. Каждому сотруднику доступна только необходимая информация. Это повысило безопасность данных.
Автоматическое создание услуг в CRM. При формировании КП новые услуги добавляются в каталог CRM, исключая ручное дублирование.
Интеграция с веб-формами через веб-хук. Все заявки мгновенно фиксируются в CRM, а менеджер получает уведомление в тот же момент.

Результат

Автоматизация процессов в Битрикс24 принесла конкретные бизнес-результаты:

Время подготовки КП сократилось с 2 дней до 5 часов. Теперь клиенты получают предложения практически в день обращения, что повышает их лояльность.
Процент успешных согласований КП вырос на 30%. Быстрое утверждение предложений позволило заключать больше контрактов.
Количество потерянных заявок уменьшилось на 40%. Интеграция CRM с веб-формами исключила пропущенные обращения.
Командное взаимодействие улучшилось, а скорость обработки задач увеличилась на 25%. Рабочие группы и внутренняя соцсеть упростили координацию.

на 30%

Вырос процесс успешных согласований КП

на 40%

Уменьшилось количество потерянных заявок

на 25%

Увеличилась скорость обработки задач

до 5 часов

Занимает время на подготовку КП

Посмотреть сайт